Como implementar Teletrabajo en Ecuador

En epoca del corona virus, donde todo se puso, como decimos en el argot popular, patas arriba, se empezó a implementar de manera más o menos eficiente el TELETRABAJO, pero ¿qué mismo es el teletrabajo?

Según la definición de wikipedia «El teletrabajo, o trabajo a distancia, permite trabajar en un lugar diferente a la oficina. El trabajo se realiza en un lugar alejado de las oficinas centrales o de las instalaciones de producción, mediante la utilización de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs).»

En otras palabras, el teletrabajo es una opción que permite a un empleado realizar actividades en una empresa sin la necesidad de estar presente en ella, es un punto ideal si no cuentas con oficina o si tu oficina es muy pequeña o si simplemente deseas trabajar con personas fuera del país ya sea por expertis o costos y en casos de pandemia donde el gobierno central impide el libre movimiento de las personas.

Es más, el teletrabajo ya se maneja desde hace muchos años atrás, con la contratación de servicios profesionales, prácticamente, cuando contratas a profesionales que realizan sus actividades desde sus oficinas o casas y te terminan entregando un producto final; prácticamente, ellos realizan el trabajo, se reunen unas cuantas horas de manera presencial y al final te entregan el producto por el que fueron contratados.

RETOS

El Teletrabajo implica algunos retos que hay que tener presente y que debes estar conciente de que existen, a continuación te los menciono:

1. Las leyes y reglamentos del país.
2. La confidencialidad de los datos.
3. La barrera tecnológica.
4. La cultura de la empresa.
5. Un proceso de seguimiento y control.

En el ambito legal, ciertos paises hacen regulaciones con respecto a esta modalidad, por ejemplo, en Ecuador, existen dos formas de acogerse al telertabajo, el permanente y el parcial, usted puede conseguir más información de esto en la página del Ministerio de Trabajo.

Otro reto bastante fuerte y que las empresas no prestan mucha atención es sobre la confidencialidad de los datos de la empresa, empresas más grande o con más capital brindan a los trabajadores de los equipos necesarios para realizar teletrabajo, estos equipos ya cuentan con todo el software necesario para cuidar la privacidad de la empresa; en cambio si tu empresa o negocio es más pequeño tendrás que hacer ciertas conseciones ya que el teletrabajador muy posiblemente tendrá que usar su propia computadora y sus propios recursos para trabajar y no tendrás un verdadero control de tu información por lo que tendrás que llegar a un punto medio con él o ella.

La barrera tecnológica es otro factor importante, la empresa debe estar preparada para permitir el teletrabajo, debe dar acceso a los trabajadores a la información de la empresa para que de esa manera puedan ser verdaderamente productivos, los programas que usa la empresa deben permitir el acceso vía web con las respectivas seguridades del caso, el acceso a la información, informes, etc también debe estar disponible, en otras palabras, cada empresa debe evaluar con que herramientas cuenta y cuales puede adquirir para no invertir de más o en cosas que al inicio no sean muy necesarias.

La Cultura de la Empresa es otro punto importante a revisar, es más si tus empleados son personas que están llegando a ser adultos mayores puede que hacer teletrabajo con ellos sea un poco más desafiante ya que son personas que no estarán habituadas a este tipo de modalidad, debes evaluar bien la productividad de tu equipo, ya que si estando presencialmente no son altamente productivos, con teletrabajo puede que lo sean menos.

Y por último, pero no por eso menos importante, tienes que implementar métodos de seguimiento y control de actividades, al no estar presente y si eres de los jefes que deben «vigilar» a sus trabajadarores para que trabajen te será más complicado, en estos casos debes estar preparado o preparada a dejar que los trabajadores hagan lo suyo y en el peor de los casos, preparar los planes de contingencia en caso de despedir a alguien.

Esto es hasta el mometo alguno de los retos que como minimo vas a tener, ahora vamos a ver como se puede implementar teletrabajo en conjunto con la tecnología.

IMPLEMENTACIÓN

1.- Las leyes y reglamentación es algo que debes revisar con detenemiento con tu área de recursos humanos o con algún abogado, así que esto te lo dejo a tí.

2.- Para trabajar en la cofidencialidad de los datos, mi recomendación es que hagas un acuerdo de confidencialidad y que sea firmado por cada trabajador, obviamente, este acuerdo debe estar redactado por un abogado, así que esto es tarea tuya. Una vez realizado, hay que buscar un mecanismo para compartir la información, mi recomendación aquí es que inviertas en Google Drive, una herramienta en la nube que te permite compartir datos, es relativamente económica, desde $8 mes/usuario y te dará los siguientes servicios:

• Espacio en la nube
• Herramientas de ofimatica como docs, hoja de calculo, diapositivas
• Correo electrónico
• y todas las demás herramientas de Google

Con esto llevarás un control de los documentos, hojas de calculo compartidas, quien modifica, cuantos cambios se hicieron y en el caso de que te quieran borrar algun archivo, tu como administrador tendrás el control de eso y así no perderás información; de igual manera el correo electrónico, Google te permite llevar un control estadístico del uso del correo y un mejor control en caso de borrar información que lo que te ofrece un webmail o un zimbra.

Otras herramientas con funcionalidades similares son:

• Office 365, cuyo costo por persona va desde $8,25 y tienes el acceso al paquete de office online, skype, oneDrive, etc.
• Dropbox, es otra herramienta que te permite compartir archivos, en este caso Dropbox no tiene un paquete de ofimatica por lo que solo te servirá para compartir archivos.

3.- Para solventar la barrera tecnológica, debes evaluar que parte de tu operación vas a permitir teletrabajar, por ejemplo, si eres una planta la parte productiva no podrás convertirla a teletrabajo, pero la administrativa posiblemente si, para ello deberás contar con los sistemas que te permitan hacer teletrabajo.

Por ejemplo, si el área contable tiene un sistema que se conecta vía navegador (vía internet), podrás hacer teletrabajo sin problema, pero si tu sistema es un sistema de escritorio, es decir, un programa que solo se puede instalar en un computador, deberás tener un computador en la oficina y mediante VPN conectar a tu gente para que ingrese la información.

En todo caso, lo importante es analizar que tienes y con la ayuda de tu equipo de TIC ver que opciones son las más viables para hacer teletrabajo de manera efectiva y al más bajo costo.

4.- Otro punto importante es la Cultura de la Empresa, en este caso debes evaluar bien al trabajador que se acojerá al teletrabajo, has pruebas piloto, por pocos días a la semana y empieza a evaluar la respuesta de tus trabajadores.

Coordina de mejor manera las reuniones, no las improvises, prográmalas con tiempo y hazlas lo más eficiente posibles para que de está manera tus empleados se coordinen mejor.

Si tus empleados son autosuficientes y ya saben lo que hacer, pues el control será menor; pero si tu o tus mandos medios son los que le tienen que decir que hacer a sus empleados y le pones tareas puntuales con fechas limites entonces debes probar la siguiente herramienta:

• Trello, está herramienta te permite asignarle tareas a tu equipo de trabajo, puedes crear hasta 10 tableros de proyecto y ahí tu puedes definirle todas las tareas que deseas que realices.

Como funciona, el tablero tiene 3 columnas (aunque puedes crear más) que son PENDIENTES, EJECUTANDO y HECHO, cuando el trabajador va a empezar con una tarea mueve la tarea de PENDIENTE a EJECUTANDO y una vez finalizada mueve la actividad a HECHO y así tu puedes monitorear progresos, obviamente, te suguiero que cada actividad tenga un entregable hacía a tu empresa y así puedes monitorear progresos.

Y por último tenemos el control y seguimiento, en este caso te recomiendo hacer reuniones cortas de no más de 10min, es una variante del metodo SCRUM, si lo complementas con TRELLO, podrías convocar una reunión vía Skype o vía Zoom, este método es super eficiente, solo realizas 3 preguntas:

• ¿Qué hicistes ayer?
• ¿Qué haras hoy?
• ¿Hay algun impedimento o problema que te impida continuar?

De está manera ellos sabrán que día a día tendrán que reunirse contigo hacer un pequeño resumen de activades y tu sabrás de primera mano si el o ella tiene algún problema que le impida continuar para que puedas gestionar y evitar que él se atrase.

CONCLUSIÓN

Para gestionar tareas y equipos los programas que te pueden ayudar son:

• Trello, para asignación de actividades (gratis)
• Skype o Zoom para hacer reuniones con tu equipo de trabajo (gratis)
• Google Drive o Office 365 para gestión de documentos y archivos (pago)

y un sin número de aplicaciones que te pueden ayudar en los diferentes ambitos de tu empresa, pero ahí dependerá de tu empresa y de buscar de que manera podemos llevar ese trabajo que haces en oficina a teletrabajo.

y tú ¿estas preparado para hacer teletrabajo? dejame tus comentarios aquí abajo y si tienes alguna pregunta dejala aquí y con gusto te ayudaré.